【図で分かる！】SQL Server 活用入門　シリーズ導入編

Excel でデータを扱う業務をしていて次のようなことで困ったことはないでしょうか？

• Excelファイルを 共同で編集 していたら ファイルが破損 してしまった
• 何人もが 同じデータ をダウンロードして使っていて効率が悪い
• Excelファイルの コピーが沢山 あってどれが最新か分からない

このような良くある問題は、そもそも Excel がデータ保管先としては最適では無いことが原因です。

データ管理のソフトウェアと言えばデータベースです。データベースは Amazon や 楽天 などの ECサイトや、会社の業務システムなどの基盤として広く活用されています。ネットで買い物をしたり、会社の手続きができる現代の便利な暮らしを支えているのはデータベースと言っても過言ではありません。

このようにデータベースは有用なアプリケーションであるにもかかわらず、ITのプロだけが使うものと考えられがちです。実際、一般のユーザーの中でデータベースを活用している人は少ないでしょう。

多くの人はデータベースを活用するということはハードルが高く感じると思います。しかし、実際にはデータベースの基本機能はとてもシンプルで、誰でも理解できるものです。

このシンプルな機能を理解してしまえばデータベースを業務で活用できるというわけです。

皆さんもこの知識を身に付けてデータベースの強力なパワーを味方につけてみたいとは思いませんか？

【図で分かる！】SQL Server 活用入門 シリーズ では、Microsoft 社製のデータベースである SQL Server を業務で活用するノウハウをシリーズ記事で紹介します。

基本的な知識から、実務で活用するノウハウまで、各ステップを丁寧に解説しますので、是非参考にしてみてください。

たった４つ！？データベースの基本機能

データベースはデータを保管するアプリケーションで、このために必要な機能は以下に示すたった4つしかありません。

1. 書き込み
2. 修正
3. 削除
4. 読み出し

良く考えてみればデータを保管する機能としてはこの4つで十分であることが分かると思います。

シンプルイズベスト、この機能のシンプルさがデータベースの有用性のカギでもあるのです。

Excel の拡張として活用するデータベース

冒頭にもご説明した通り、データを扱う業務の中でデータの保管には Excel はあまり適していません。

逆にデータを編集したり集計したり、更にはグラフなど視覚的に分かりやすく表示するなどは、私たちが使い慣れた Excel が適しています。

ですから、今までの業務フローの一部をデータベースに置き換えることで業務フローを強化することが可能です。

しかし、Excel と データベース を連携させて使う方法など知らないと思った方も多いでしょう。

従来の表計算ツールとしての Excel ではデータベースを使うことは無かったと思います。しかし、Excel には Power Query という新しい機能が搭載されていて、これを使えばデータベースを簡単に活用できます。

データベース と Excel のデータベース連携機能である Power Query を勉強して新しい業務フローを構築することで、これまで大量データで苦労していた業務が驚くほど効率化することができます。

これはトライする価値があると思いませんか？

無償で使える SQL Server Express

SQL Server は Microsoft 社製の本格的なデータベースです。世の中の様々なシステムで活用されており、その性能はお墨付きと言えるでしょう。この IT のプロも利用する SQL Server を、なんと無料で使えてしまいます。これが SQL Server Express 版 です。

無料版は機能が大幅に制限されていて使い物にならないのではないかと思われる方もおられるかもしれませんが、その心配は全くありません。

主な制限は１つのデータベースのサイズが 10 GB までというものですが、純粋なデータだけで 10 GB のデータというのは、一般のユーザーがやろうと思ってなかなかできません。システムからダウンロードした膨大なデータを入れたとしても、それらはバイナリデータとなって保管されるので、想定外に小さいことに驚くと思います。だから 10 GB の制限というは一般のユーザーの業務ではほぼ問題にならないということです。

また、SQL Server は Microsoft 製 のアプリケーションですので当然 Excel との相性も抜群です。

以上の理由から、業務改革のために仕事にデータベースを導入するのであれば SQL Server Express を利用するのが大変オススメです。

データベースの主な利点

ここでデータベースを利用することの主な利点について整理しておきましょう。

一元管理

データを多くの人が利用する場合、常に唯一の正しいデータにアクセスできる必要があります。データを取ってきて作業したのに、それがそれが古いデータであったなら、作業の時間が無駄になってしまうというようなことが起こります。

データベースではファイルのように簡単にデータをコピーできてしまうということがありません。データベース上では指定の条件のデータは常に唯一の存在で、データの一元管理が可能です。

大量データも安全に保管

Excel ファイルに大量のデータを張り付けてしまうとファイルを開くだけで何分もかかるとか、ファイルが破損してしまうなど、問題が発生し易いです。しかし、データベースは専用アプリでもあることから、大量のデータを保管しても安定かつ高速に動作します。このため大切なデータも安心して保管することができます。

セキュリティが高い

データベースはユーザーごと、データごと、処理内容ごとなど、きめ細かく権限設定が可能で、Excel ファイルよりはるかにセキュリティを強化できます。

複数の同時アクセスに強い

データベースはデータ保管に特化したアプリケーションなので、大量のデータアクセスがあっても高速で動作します。ですから複数の人か同時にデータにアクセスした場合でも、安定かつ高速に処理が可能です。

多様な接続インタフェース

データベースのデータは利用して初めて価値があります。データベースは Excel を始め、多くのBIツールや、Python や PHP などの様々なプログラミング言語など、多様なツールからアクセスが可能です。

つまりデータベースにデータを保管することでデータの利用の幅が一気に広げることができるのです。

きめ細かいバックアップ機能

集めてきたデータは組織にとって資産となります。そのデータを失うのは大きな損失になってしまいますので、データのバックアップが必要です。

データベースは全体をまとめてバックアップするフルバックアップや、差分だけを軽量にバックアップするインクリメンタルバックアップなど、システマチックなバックアップが可能です。

データ処理の流れを理解する

データベースシステムを構築する前に、データ処理の大きな流れを理解しておきましょう。

データ処理は次の３ステップに整理できます。

1. データ取得
2. データ加工
3. データ出力

それぞれについて内容をみていきましょう。

データ取得

当然ながらデータベースにデータが入っていなければ何も処理することはできません。

ですから、最初のステップとしてデータ取得を行います。

データ加工

データからは様々な意味のある情報を取り出すことが可能です。

例えば単純な売上のデータだとしても次のような情報を得ることができるでしょう。

• 支店ごとの売上の比較
• 月ごとの売上の推移
• 昨年の同じ月の売上との比較

このように一つのデータから意味のあるデータを得るためにはデータの加工が必要です。

SQL Server では SQL というプログラム言語を用いてデータ加工を行います。

SQL を駆使することで様々なデータ加工が可能です。

データ出力

ここまでのデータはコンピュータの中に眠っている状態です。

しかし、データは人が見える形にして初めて有効活用できます。

SQL Server からデータを取り出すには Excel の Power Query を始め、多くのプログラミング言語や BIツールを活用することができます。

データ処理の３ステップ　記事一覧

データ処理のそれぞれのステップの知識が得られれば、データを自在に活用できるようになります。

SQL Server におけるデータ処理の３ステップについて、実務ですぐに役に立つ知識をシリーズ記事で紹介していますので、是非参考にしてみて下さい。

まとめ

IT の発展により会社などの組織には様々なシステムが導入されています。反面、私たちは業務の中でこれらのシステムのデータを大量に扱わなければならなくなってきています。

これまでのように1つの Excel ファイルにデータをコピー＆ペーストしてデータを処理するというのは既に限界に来ています。

業務で使うデータはデータベースに保管して、それを Excel に取り込んで利用するというのがこれからの業務フローには必須になってきています。

データベースはイメージとして素人には難しそうな印象がありますが、実は基本機能はシンプルで、誰でも理解できるものです。また、Excel には Power Query というデータベースを簡単に活用できる機能も搭載されています。

これらのツールの使い方を知って活用できれば、これまで大変だった仕事があっという間に処理できる可能性があります。

この 【図で分かる！】SQL Server 活用入門 シリーズ ではデータベース活用の知識を１から解説していきますので、是非活用してみて下さい。

シリーズ記事一覧

SQL Server 活用入門のシリーズ記事をご紹介します。気になる記事から勉強してみて下さい。

きっとこれまでの業務が格段にレベルアップしていくと思います。