突然ですが、皆さんは次のような悩みを抱えていませんか？
- 大事な仕事があるのに報告のための Excel 作業 に追われている
- 機械的な作業 なので ITツール でなんとかならないか と思っている
- 世の中 DX と騒がれているけど 何から始めたら良いのか分からない
このような悩みは Power Query を使ったスモールDXにより一気に解決できる可能性があります。
何故なら、Power Query は 誰でも簡単に使える にもかかわらず、非常に高性能なツール だからです。
この記事では Power Query によるスモールDX のはじめ方を解説します。DXに興味を持たれた方は是非一読してみてください。
Power Query と DX
DX とは？
そもそもDXとはどういうものなのでしょうか？
経済産業省は デジタル技術による社会変革をもたらす ためにやるべきことを デジタルガバナンスコード としてまとめています。
ここで DX は次のように定義されています。
DX の定義
企業がビジネス環境の激しい変化に対応し、データとデジタル技術を活用して、
顧客や社会のニーズを基に、製品やサービス、ビジネスモデルを変革するとともに、
業務そのものや、組織、プロセス、企業文化・風土を変革し、
競争上の優位性を確立すること。
デジタルガバナンス・コード3.0
～DX経営による企業価値向上に向けて～
少し長いので分かりにくいかもしれませんが、簡単にまとめると次のようなことがDXの本質になります。
- データ と デジタル技術 によって
- 仕事を根本的に変える
- より良い仕事をする
なぜ Power Query がDXに効くのか？
「デジタル技術と言うと IT システムを作るイメージだけど、プログラミング なんて無理 」と思われる方も多いかもしれません。
また、「データ と言っても様々な形のデータがあって今一つピンと来ない」と思われる方も多いのではないでしょうか？
この2つの悩みは Power Query を活用することで解決できる可能性があります。なぜなら Power Query は次のようなメリットがあるからです。
Power Query のメリット
- Power Query はこれまでに無い 強力なデータ処理ツール
- Excel 標準機能 なのですぐに使い始められる
- マウス操作だけ でデータ処理の 自動化（プログラミング） が可能
- 高度なデータ処理 が可能
- 大量データ も瞬時に処理
DX に必要な データ処理 が 簡単操作でプログラミング可能 しかも 高性能 という Power Query、使ってみる価値があると思いませんか？
DX を始めるには Power Query が適しているということはご理解いただけたと思います。
次の章から DX をどのように計画していくかを考えていきます。
なお、Power Query についてほとんど知らないという方は、Power Query 入門 完全ガイド に必須の導入知識を分かりやすくまとめていますので、是非ご覧ください。
「DX」何から手をつけたら良いか？
DX 実現のためには一体何から手をつけたら良いのでしょうか？
DX を実現するには、まずは よく考える ところから始める必要があります。
なぜなら何も考えずに手を動かし始めてしまうと苦労して何かを作り上げてもあまり役に立たないものができてしまうからです。
自分の「仕事」は何かということを紙に書き出してみる
DX は より質の高い仕事 を目指すものですので、自分の「仕事」にきちんと向き合う必要があります。
あまりにも簡単なことのようですが、自分の「仕事」を紙に書き出したことがある人は案外少ないのではないでしょうか？
紙に書き出して眺めることで 初めて大事なことが見えてくる ので、是非やってみましょう。
自分の「仕事」で最も大切なものは何かを考える
ご自分の「仕事」を紙に書き出されたでしょうか？
次にやることはこの「仕事」を眺めてみて、最も大切なもの は何かを考えることです。
「仕事」には必ず インプット があって、アウトプット があります。
ですから、自分の「仕事」の インプット と アウトプット を考えてみて下さい。
あまり複雑に考える必要はありません。シンプルな事実が「正解」です。
例えば営業の方であれば例えば次のようなことがあると思います。
- 客先に訪問して 商談 をする。
- お客様に提供する 情報 を作成する。
- 上司に報告する 内容 を作成する。
- 社内の関連部署からの 情報 を整理する。
オフィスワーカーの多くは自分の手を動かして 直接「商品」を生み出す活動はしていない と思います。
むしろ客先、社内、パートーなー会社など関係先との 「情報」コミュニケーション がメインだと思います。
これがご自分の「仕事」で最も大切なものではないでしょうか？
これをはっきり確認できたら是非紙に書き込んでおきましょう。
「情報」を作ることに時間がかかっている
コミュニケーションを取ることがオフィスワーカーの大切な「仕事」の一つと言えます。
しかし、このコミュニケーションで必要な 情報作成 に 膨大な時間 をとられていないでしょうか？
良くあるのが、
報告用のデータ作成で一日が終わってしまって、肝心な仕事に時間をかけることができない
ということです。
Power Query に “作業” を任せてしまう
Power Query を使うと、いわゆる Excel 仕事 の完全自動化ができます。
なので、報告用のデータ作成 などの 作業 を Power Query に任せていきましょう。
そうして、自分にとって 大切な仕事 に集中するようにしましょう。
Power Query を使うと次のようなこと実現できます。
Power Query で実現できること
- 自分だけが把握している コアな情報だけ を自分で編集
- 報告用 や 連絡用 のデータ出力は コア情報から Power Query で自動作成
- 自分の 仕事管理用の見える化 も Power Query で自動処理
- 客先や関連部署から入手した情報は Power Query で 自動で整理、見える化
このような仕事の進め方が Power Query を使ったスモールDX になります。
つまり、データ処理などの単純労働は Power Query に任せて しまって、自分は大切な仕事に集中するということです。
スモールDXの実例｜予算管理
ここでスモールDXの実例をみていきましょう。
会社でよくある仕事として 予算の管理業務 があります。
仕事は与えられた予算内でやりきる必要があります。そのためには予算に対して現状どの程度お金を使っているのかを把握する必要があります。
予算が与えられたら、まずは仕事を細分化して予算を配分します。これを 計画 と呼びます。
一方で、会社の経理システムでは実際に使われたお金が計上されていきます。これを 実績 と呼びます。
予算管理をする場合、この 計画と実績を比較 する必要がありますが、このデータ処理は非常に面倒な作業です。
手間のかかる予算管理の作業
- 経理システムからダウンロードした計上データを 集計
- 経理システムの実績データと計画データを 比較
- 実績と計画のデータを、時間区分、費用区分、業務区分 など様々な切り口で比較
しかし、Power Query を使ったデータ処理はこれらを 完全自動化 することができます。
実際に、最新の経理システムのデータを入手してファイルを所定のフォルダに保管したら Power Query を組んだ Excel ファイルを開いて 「更新」ボタンを押すだけ で、予算と実績の比較表・グラフが一発で更新されてしまいます。
これまで Excel で何時間もかけていた手作業が無くなり、大切なデータの比較・分析に時間をかける ことができるようになります。
このようにして Power Query により一つ一つの業務をスモールDX化していくことで仕事の質がどんどん向上させていくことが可能です。
Power Query で予算と実績を管理する方法については 「コスの予実管理 基本と実践」 という記事にまとめていますので、是非ご覧ください。
まとめ
DX は データ と デジタル技術 の活用がカギになります。
データ と デジタル技術 の両方のメリットを備えた Power Query は DX を始めるのに最も適したツールの一つです。
何ごともスモールスタートで成功体験を積み上げて発展させていくのが王道です。
小さな仕事から 少しずつ Power Query による DX化 をしていって、ご自分の仕事の質をどんどん向上させていきましょう。
改善を続けていけば、気が付いたら仕事の質が格段に向上していることに驚くことになると思います。
