「Power Query は是非活用すべき」と聞いたけれど一体どんなツールなのか分からない
という方も多いのではないでしょうか？
Power Query は今や Excel で仕事をしている全ての人がマスターすべきツールになってきています。
この記事ではこれまでの Excel 業務の問題点や、Power Query を使うと業務を劇的に改善できる理由などを初心者に分かりやすく解説します。
Excel 表計算の限界
多くの人は Excel を「表計算アプリ」として利用していると思います。
「当たり前でしょ、Excel は表計算アプリなんだから！」と怒られてしまいそうですね。
実は「表計算アプリ」の歴史は古く、パソコンが生まれた1980年代のベストセラーアプリ「Lotus 1-2-3」あたりから広く使われています。
なので、「表計算アプリ」はかれこれ40年以上の歴史がある訳です。
この30年の間に時代は大きく変化しました。コンピューターの能力は飛躍的に向上し、身の回りにはスマホをはじめコンピューターで溢れています。
コンピューターが増えるともう一つ増えるものがあります。
それは「データ」です。コンピューターによって処理、保管された「データ」が世の中に溢れているのです。
このようにデータが大量に生成される時代に30年以上前の「表計算アプリ」という形態はさすがに時代遅れになってきているのです。
- Excel 関数を 100万行のデータに入力 するのは現実的でしょうか？
- 手作業で大量のデータをコピー＆ペースト するのは効率的でしょうか？
- Excel 関数の入力ミス で処理結果がおかしくなったという経験は無いでしょうか？
このように Excel の表計算機能は 大量データに対しては課題が多い のが現実です。
データ処理の必携ツール Power Query
では、Excel は時代遅れのツールなのでしょうか？
大丈夫です、世界のオフィス業務を支えている Microsoft はちゃんと時代に合わせて Excel を進化させています。
大量データも楽々処理 できる機能として Power Query が Excel に標準搭載 されているのです。
「Excel の画面で Power Query なんて表示は見たことないよ」という人も多いはずです。
それもそのはずで、Excel のメニューには「Power Query」という表示はどこにもありません。
しかし、メニューからちゃんと Power Query は使えるようになっています。
「データ処理」は普段の Excel 業務
「データ処理」というと IT専門家の仕事で難しそうな印象を持たれる方も多いと思います。
しかし、実は多くの人が日常的に「データ処理」の業務を行ってるので、特別に難しいことではありません。
例えば次のような Excel の操作をしたことはありませんか？
- 表に フィルター をかけてデータを絞り込む
- VLOOKUP関数 を使って他の表の情報を結合する
- 全ての行に対して関数式をまとめてコピーして
これらは全て立派なデータ処理です。
つまり「データ処理」は何も特別なものではなく、普段皆さんが行っている業務そのものなのです。
だから、Power Query はすぐに皆さんの普段の業務に役に立つということです。
プログラミング無しで自動化
そして、Power Query のもう一つの強力な機能が「自動化」です。
コンピューターに自動処理をさせようとすると、通常ではプログラミングが必要です。
しかし、Power Query はユーザーのマウス操作を記憶 して 次回からは自動で実行 する機能が搭載されています。
これにより難しいプログラミングをしなくても「自動化」を実現することが可能なのです。
VBAのプログラミングは大変、しかし Power Query はマウス操作だけ！
自動化と言えば昔から VBA（Visual Basic）マクロ があります。
プログラミングができればVBAのプログラムを作成して作業の自動化ができます。
しかし、VBAのプログラムを作成したことがある方は分かると思いますが、処理が複雑になるほど プログラミングの負担は大きく なります。
そのため、プログラミングしている間に作業をした方が速い というような、本末転倒 なことになってしまうこともしばしばです。
一方、Power Query は マウス操作でデータ処理が可能で、その手順を Power Query が記憶しているので 基本的にプログラミングは不要 です。
そうすると、複雑なデータ処理であっても、一度人間が一通りの操作をしてデータ処理手順を覚え込ませるだけで、次回から自動処理が可能になります。
このように Power Query は VBA と比べると格段に楽に自動化が可能 なのです。
AIはルーチンワークには使えない、ツールは使いよう
では、最近話題の AI はどうでしょうか？
AI は人の知識を学習して非常に賢くなっていますが、逆に機械的なデータ処理のような作業には向きません。
毎回決められた通りのデータ処理をするには、やはりデータ処理専用のツールが必要なのです。
最新の IT 技術で生まれたツールもやはり 適材適所 で活用する必要があるのです。
実務での活用例
続いて実際に Power Query はどんな仕事に活用できるかみていきましょう。
データを扱う作業であれば何でも Power Query はこなすことができます。
例えば次のような処理が簡単に行うことができます。
- システムからダウンロードしたデータ を直接読み込んで処理
- 複数の Excel ファイル を一気に読み込んで統合
- ２つ以上の データを結合
- 一つの表から 複数の処理結果をアウトプット
- データ読込／データ加工／一覧表作成／グラフ作成 まで 一気通貫で自動化
特にこれらは毎月のルーチンワークで多くの人が作業の負担を感じているような Excel 業務です。
このような Excel 業務を Power Query を使うことで劇的に改善することが可能です。
Power Query の活用事例のさらに詳しい記事は以下の記事にまとめていますので、興味を持たれた方は参照してみて下さい。
学習ロードマップ
ここまで読まれて Power Query の可能性についてご理解いただけましたでしょうか？
もし Power Query を使ってみたいと思われたのであれば、さっそく Power Query の学習を始めていきましょう。
Power Query は基本的にマウス操作だけで大半のデータ処理が可能なので、「学習」と言っても Excel 関数のように 暗記は不要 なので安心して下さい。
学習のロードマップとしては、まずは一通りの操作を体験してから、個別の機能を深く理解していくのがオススメです。
一通りの操作を体験する
まずは Power Query に触れてみなければ始まりません。
初めて方に向けて Power Query を体感できる内容をまとめています。まずは以下の記事から始めてみてください。
必修の便利機能を理解する
Power Query の操作を体感できたら、次に Power Query の強力な機能である 「データ結合」 を覚えるのがオススメです。以下の記事で詳しく解説しています。
Power Query のもう一つのオススメの機能は、フォルダ内に格納されたファイルを一括して読み込む機能 です。この機能については以下の記事で詳しく解説しています。
実務の活用事例を学ぶ
Power Query が本当に力を発揮するのは、毎月の膨大な繰り返し作業です。実務での活用事例は以下の記事で紹介しています。
トラブルに備える
せっかく Power Query で自動化を実現しても、トラブルが起きた時への対処方法が分からないと不安だと思います。
しかし、トラブルにはパターンがあって、それらを知っておけば楽に対処ができます。
そのための知識は以下の記事にまとめていますので、困った時は読んでみて下さい。
まとめ
Power Query をよく知らない方に向けて、従来の Excel 業務の問題点から、データ時代のために開発された Power Query の特徴について解説しました。
Power Query はとにかくマウス操作で簡単に扱えるのが特徴で、多くの人が使いやすいツールになっています。
簡単に使えるツールなのに、その処理能力は非常に高く発展性もありますので、最初は小さく初めて大規模なデータ処理まで発展させることが可能です。
Power Query を使いこなせるようになると、これまでの Excel 業務では何日もかかっていた作業をあっという間に終わらせることができるようになると思います。
このように Excel 業務を激変させることができる Power Query、是非皆さんも身に付けて仕事を楽にこなしていきましょう！
